El coronavirus está causando un escenario de grandes retos en todas los aspectos: personales, familiares, de negocio, sociales, de salud, económicos etc. A muchos negocios ha tomado por sorpresa la necesidad impuesta por las circunstancias de tener que trabajar desde casa. A continuación presentamos una lista de herramientas que te pueden ayudar a implementar un esquema de trabajo remoto para tu equipo.
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G Suite
G Suite es el conjunto de aplicaciones en la nube de Google. Incluye entre muchas otras cosas, correo electrónico, calendario, editor de documentos, hojas de cálculo, editor de presentaciones, sitios en línea, herramienta de videoconferencia, chat entre muchas otras cosas. No es para pensársela demasiado si tienes un negocio deberías implementar G Suite. Todo esto funciona en la nube sin tener que instalar nada en tu computadora.
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G Suite - Email - (El Gmail pero con tu dominio)
El email de G Suite, es el Gmail pero con tu dominio. En vez de tener correo juanperez@gmail.com sería juanperez@tunegocio.com. Y tus empleados tendría correos empleado1@tunegocio.com por ejemplo. Este correo funciona en la nube, ya no tienes que andar configurando el cliente de correo en cada computadora (El Outlook por ejemplo).
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G Suite - Google Drive - Carpetas compartidas ó Shared Drives
Otro componente de G Suite es el Google Drive que es donde puedes almacenar todos tus archivos en la nube. Dentro de Google Drive hay una funcionalidad específica que son los "Shared Drives" que son como repositorios centralizados donde tu tienes todo el control de quién puede poner información de entre tus empleados. Puedes implementar una política de que toda la información oficial de tu negocio deba estar en un "Shared Drive" y así ya no te preocuparás de situaciones como cuando Pepe se queda con el archivo de la cotización en su laptop y se fue de vacaciones.
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G Suite - Calendario de Google
Maneja tu calendario y el calendario de tu equipo con G Suite. Podrás calendarizar juntas, reservar tiempo para ti, tener recordatorios automáticos entre muchas otras funcionalidades.
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Documentos, presentaciones y hojas de cálculo
Realmente en la práctica te podrías olvidar de Microsoft Office si usas las herramientas de Google (Office también tiene muchas herramientas online como Office 365 ya sería cuestión de gustos). Puedes ahí editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en línea y varias personas le pueden mover al mismo tiempo.
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Google Sites
Dentro de G Suite Google tiene una herramienta para crear sitios web. Esto puede ser muy útil para que crees un sitio web interno de tu negocio que sólo tus empleados pueden acceder. Esto sin necesidad de saber programar sitios web. Ahí puedes por ejemplo tener tu base de datos de procedimientos de negocio
Google Chat
Es el sistema de mensajería instantánea de G Suite que puedes usar para comunicarte con tu equipo. Funciona tanto en la computadora como en el celular.
Google Meet
Videoconferencias de Google. Pueden conectarse todos los miembros de tu equipo a la videoconferencia sin problemas. Puedes tener juntas efectivas sin necesidad de estar presencialmente. El presentador puede compartir su pantalla. Puedes conectarte desde la computadora o celular.
Asana
Asana es una de las mejores herramientas de manejo de tareas y proyectos. De manera simple puedes administrar proyectos y tareas que repartes a los diferentes miembros de tu equipo. Incluso ayudarte a disminuir el uso de correos electrónicos dentro de tu equipo. Mejor tienes proyectos y tareas y los comentarios se hacen sobre las tareas.
Zoho Books
¿Ya cuentas con un sistema para administrar tu negocio? Zoho Books funciona en la nube y te permite tener toda la visión administrativa de tu negocio: Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, pagos, clientes, estados financieros, gastos, ingresos.
Las herramientas que describimos en este artículo no son la única opción, pero si te podemos decir que en GDLsystems llevamos años usándolas y nos han funcionado muy bien y por eso te las recomendamos.
