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marzo 26, 2020

Las 10 herramientas para implementar trabajo desde casa en época de coronavirus

Las 10 herramientas para implementar trabajo desde casa en época de coronavirus


El coronavirus está causando un escenario de grandes retos en todas los aspectos: personales, familiares, de negocio, sociales, de salud, económicos etc.  A muchos negocios ha tomado por sorpresa la necesidad impuesta por las circunstancias de tener que trabajar desde casa. A continuación presentamos una lista de herramientas que te pueden ayudar a implementar un esquema de trabajo remoto para tu equipo.

G Suite 

G Suite es el conjunto de aplicaciones en la nube de Google. Incluye entre muchas otras cosas, correo electrónico, calendario, editor de documentos, hojas de cálculo, editor de presentaciones, sitios en línea, herramienta de videoconferencia, chat entre muchas otras cosas.  No es para pensársela demasiado si tienes un negocio deberías implementar G Suite. Todo esto funciona en la nube sin tener que instalar nada en tu computadora.


G Suite - Email - (El Gmail pero con tu dominio)

El email de G Suite, es el Gmail pero con tu dominio. En vez de tener correo  juanperez@gmail.com sería juanperez@tunegocio.com.   Y tus empleados tendría correos empleado1@tunegocio.com por ejemplo. Este correo funciona en la nube, ya no tienes que andar configurando el cliente de correo en cada computadora (El Outlook por ejemplo). 


G Suite - Google Drive - Carpetas compartidas ó Shared Drives

Otro componente de G Suite es el Google Drive que es donde puedes almacenar todos tus archivos en la nube. Dentro de Google Drive hay una funcionalidad específica que son los "Shared Drives" que son como repositorios centralizados donde tu tienes todo el control de quién puede poner información  de entre tus empleados.  Puedes implementar una política de que toda la información oficial de tu negocio deba estar en un "Shared Drive" y así ya no te preocuparás de situaciones como cuando Pepe se queda con el archivo de la cotización en su laptop y se fue de vacaciones.


G Suite - Calendario de Google

Maneja tu calendario y el calendario de tu equipo con G Suite. Podrás calendarizar juntas, reservar tiempo para ti, tener recordatorios automáticos entre muchas otras funcionalidades.


Documentos, presentaciones y hojas de cálculo

Realmente en la práctica te podrías olvidar de Microsoft Office si usas las herramientas de Google  (Office también tiene muchas herramientas online como Office 365 ya sería cuestión de gustos). Puedes ahí editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en línea y varias personas le pueden mover al mismo tiempo.

Google Sites

Dentro de G Suite Google tiene una herramienta para crear sitios web. Esto puede ser muy útil para que crees un sitio web interno de tu negocio que sólo tus empleados pueden acceder. Esto sin necesidad de saber programar sitios web. Ahí puedes por ejemplo tener tu base de datos de procedimientos de negocio

Google Chat

Es el sistema de mensajería instantánea de G Suite que puedes usar para comunicarte con tu equipo. Funciona tanto en la computadora como en el celular. 

Google Meet

Videoconferencias de Google. Pueden conectarse todos los miembros de tu equipo a la videoconferencia sin problemas. Puedes tener juntas efectivas sin necesidad de estar presencialmente. El presentador puede compartir su pantalla. Puedes conectarte desde la computadora o celular.

Asana

Asana es una de las mejores herramientas de manejo de tareas y proyectos. De manera simple puedes administrar proyectos y tareas que repartes a los diferentes miembros de tu equipo. Incluso ayudarte a disminuir el uso de correos electrónicos dentro de tu equipo. Mejor tienes proyectos y tareas y los comentarios se hacen sobre las tareas.

Zoho Books

¿Ya cuentas con un sistema para administrar tu negocio? Zoho Books funciona en la nube y te permite tener toda la visión administrativa de tu negocio: Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, pagos, clientes, estados financieros, gastos, ingresos.


Las herramientas que describimos en este artículo no son la única opción, pero si te podemos decir que en GDLsystems llevamos años usándolas y nos han funcionado muy bien y por eso te las recomendamos.

marzo 17, 2020

Visualiza tu negocio como un prototipo de franquicia

Visualiza tu negocio como un prototipo de franquicia


Henry Ford antes de empezar a producir masivamente su famoso Modelo T, seguramente primero hizo varias versiones de prototipos los cuales fueron sometidos a diversas pruebas, no sólo para saber si el coche funcionaba, sino también que los componentes usados fueran los adecuados para poderse fabricar y ensamblar a escala masiva. No sólo le preocupaba que el prototipo en sí, el carro, funcionara bien, sino que demostrara que podría funcionar de manera confiable si se replicaba miles de veces.

De la misma manera Ray Kroc diseñó la primera franquicia de McDonald's no con la intención en sí de que sólo esa tienda en particular funcionara. Sino que vio esa franquicia como un prototipo para poner a prueba el sistema de negocio que pudiera funcionar de la misma manera una y otra vez sin importar quién fuera el comprador de la franquicia.

Al estar operando tu negocio, visualízalo no sólo como si fuera simplemente tu negocio el cual quieres que funcione, más bien como si fuera un prototipo que estas calibrando para ser replicado exitosamente una y otra vez. Debes diseñar y experimentar para descubrir la mejor manera de hacer las cosas y que resulte en un sistema de negocio con instrucciones específicas de manera que alguien más lo podría operar exitosamente.

El resultado del negocio no viene del producto o servicio que se vende, sino de la manera en cómo se vende y el sistema de negocio alrededor de dicho producto o servicio. Visualiza tu negocio como si fueras un ingeniero trabajando en un prototipo de preproducción que una vez que esté listo será llevado a producción masiva. Como lo hizo Ray Kroc al crear las franquicias de McDonald's. La idea es crear algo que funcione de la manera que tiene que funcionar una y otra vez. Crear un sistema que es el que opera el negocio. Después vendrá la gente adecuada para operar el sistema.

El prototipo de franquicia permite que las 3 personalidades del dueño de negocio trabajen en armonía.  Da al emprendedor un medio para que su visión se concrete en el mundo real. Da al gerente el orden y la predictibilidad que tanto anhela mediante el sistema definido y para el técnico le da la oportunidad de simplemente hacer su trabajo.

Michael Gerber en su libro The E-Myth Revisited explica que para empezar a diseñar tu prototipo de franquicia debes suponer que tu intención es replicar o clonar tu negocio cientos de veces para lo cual debes crear el modelo de negocios adecuado que cumpla con las siguientes reglas:

  • El modelo debe proveer valor consistente para todos los involucrados o relacionados con el negocio: clientes, empleados, proveedores, inversionistas
  • El modelo debe poder ser operado con gente con el mínimo nivel de habilidades requerido
  • El modelo debe sobresalir por ser un lugar de un orden impecable
  • Todo el trabajo deberá estar perfectamente documentado en los manuales de operación
  • El modelo proveerá servicio consistente y predecible al cliente
  • El modelo considerará un estándar de imagen institucional (colores, uniformes, logotipos etc.)
No significa que tengas que necesariamente replicar tu negocio, puedes no hacerlo, pero al estar listo para ser replicado significa que tienen un negocio en plena etapa de madurez



marzo 11, 2020

Mi negocio está en venta ¿Te interesa comprarlo?

Mi negocio está en venta ¿Te interesa comprarlo?

Tú que eres dueño de negocio imagina que un día decides dar a conocer entre tus conocidos el siguiente anuncio:

Mi negocio está en venta ¿Te interesa comprarlo?


Ahora haz el ejercicio de contestarte estas preguntas:
¿Cuántos interesados crees que habría?
¿A cuánto crees que te comprarían tu negocio?

Ahora las mismas preguntas, pero desde la perspectiva de los posibles compradores:
¿Te interesaría comprar el negocio? ¿Por qué sí? ¿Por qué no?
¿Cuánto estarías dispuesto a pagar?


Ahora piensa en estas preguntas
¿Qué podría hacer para que hubiera más interesados en comprar mi negocio?
¿Qué le hace falta a mi negocio para que sea más valioso ante los posibles compradores?


Negocio es el que trabaja sin ti

Una muy buena definición de negocio es la que da Brad Sugars en su libro The Business Coach:


"Un negocio es una empresa comercial y rentable que trabaja sin ti"
Brad Sugars

Los negocios tienen 3 etapas durante su desarrollo: infancia, adolescencia y madurez. Entre más cercano a la madurez, el negocio puede trabajar de manera más independiente del dueño. Si quieres que tu negocio valga más, entonces deberás evaluar en qué etapa está y hacer un plan con todos los pasos necesarios para moverlo hasta la etapa de madurez.

No es necesario que pongas tu negocio a la venta. Tampoco significa que ya no puedas trabajar en tu negocio. La idea es que si lo preparas como si lo fueras a vender o como si ya te fueras a retirar, la consecuencia será que tu negocio aumentará de valor.

Tu negocio como producto terminado


Si eres un constructor ¿Puedes vender casas en obra gris? 
Pues, de que se puede se puede, pero sin duda genera mucho más valor vender casas terminadas. Sería muy extraño ver una constructora que se dedique a vender casas en obra gris. 

De la misma manera, tu negocio se podría vender mejor si es un producto terminado, eso es, si es un negocio que está en la etapa de madurez.

Una forma de visualizar lo que le falta a tu negocio para llegar a la etapa de madurez es cambiar la perspectiva. Ejemplo, si fabricas muebles, en vez de enfocarte en el producto final que es el mueble, mejor visualiza que tu negocio es el producto final: negocio que fabrica muebles. Claro que es bueno fabricar muebles de calidad, pero es mejor tener un sistema de negocio de excelencia que de manera consistente fabrica muebles de calidad. Con esta perspectiva lo más importante no es el mueble en sí, sino cómo haces negocio fabricando muebles.

En el siguiente artículo vamos a revisar cómo el modelo de franquicia sirve para cambiar a esta nueva perspectiva.





marzo 03, 2020

Las 3 fases del crecimiento de tu negocio: La Madurez

Las 3 fases del crecimiento de tu negocio: La Madurez

Los negocios en su infancia y en su adolescencia se enfrentan a problemas frustrantes que hacen pensar ¿Realmente los negocios deben ser así? ¿No hay una mejor manera de hacer negocios? La respuesta es: Sí. Y es la fase de la madurez.


Un error común es pensar que, si un negocio ha sobrevivido durante muchos años, la evolución natural será pasar de la infancia a la adolescencia para luego llegar a la madurez. La realidad es que el mero paso del tiempo no hace que automáticamente un negocio llegue a la madurez. El tiempo no trae consigo una madurez espontánea.


Como vimos en artículos anteriores Michael Gerber en su libro The E-Myth Revisited explica que en cada iniciador de negocios existen 3 personalidades: el técnico, el gerente y el emprendedor. También menciona que los negocios pasan por 3 fases: infancia, adolescencia y madurez.


Por ejemplo: Si un albañil se pone a pegar ladrillos en un terrenito para hacer una casa. Y continúa así durante meses y años cada vez con más trabajo acumulado. Nadie esperaría que sin planearlo de repente resulte que construyó un rascacielos. Para que se construya primero se necesita imaginar cómo será el edificio, hacer planos, hacer quizá una maqueta, hacer presupuestos, planes. Después ejecutar esos planes de acuerdo con la visión que se diseñó. Durante el proyecto se tendrá que monitorear que la construcción real vaya de acuerdo a la visión original y se tendrán que corregir las desviaciones. Es cierto que el trabajo del albañil (el técnico) es esencial para construir un gran edificio, pero para que el proyecto inicie se requiere la visión y el diseño del arquitecto (emprendedor).

Entonces ¿Qué se necesita para que un negocio llegue a la etapa de la madurez? Se necesita que la personalidad del técnico le ceda el mando al emprendedor. Se necesita que el emprendedor haga su verdadero trabajo.

Emprendedor vs Técnico

Aquí algunas diferencias entre la perspectiva del técnico vs la perspectiva del emprendedor que explican por qué un negocio puede llegar a la madurez:

  • Un emprendedor se enfoca en cómo debe funcionar el negocio. Un técnico sólo se enfoca en el trabajo que hay que hacer
  • Un emprendedor ve un negocio como un sistema que entrega resultados al cliente. Un técnico ve el negocio como un lugar de trabajo
  • El emprendedor visualiza el futuro: ¿Cómo funciona el negocio cuando ya esté terminado? y luego regresa al presente para empezar a construir el negocio que visualizó. El técnico simplemente va trabajando día a día a ver qué es lo que el futuro va a traer
  • El emprendedor diseña un modelo de negocios que satisface las necesidades percibidas de un segmento de clientes. El técnico piensa en lo que sabe hacer y en ver cómo le puede hacer para que se venda

No es que la personalidad del técnico o del gerente sean negativas. El punto es que el emprendedor es quien tiene que tomar el mando para visualizar y diseñar un negocio y después implementar esa visión en la realidad de manera que el técnico pueda hacer su trabajo y el gerente pueda administrar ese trabajo. Cuando eso se logra entonces el negocio llegó a su madurez.


Midiendo la madurez: el negocio que trabaja sin ti

Brad Sugars en su libro The Business Coach. Da su definición de negocio: "Un negocio es una empresa comercial y rentable que trabaja sin ti". Cuando el negocio depende del dueño entonces el dueño tiene un trabajo, no un negocio.

Una forma de medir la madurez es qué tanto el negocio trabaja sin el dueño. Y una forma de saber si realmente tu negocio depende de ti sería preguntarte: ¿Podría poner en venta mi negocio de manera que a alguien le interese comprarlo sabiendo que ya no estaré yo?

¿Quieres llevar tu negocio a la etapa de madurez? lo recomendable es que lo prepares para que esté listo para ponerlo a la venta. Ojo, esto no quiere decir que lo tengas que vender, simplemente quiere decir que ya tendrás un negocio que puede funcionar sin ti. Así serás dueño de un verdadero negocio y no de un trabajo.

febrero 25, 2020

Las 3 fases del crecimiento de tu negocio: La adolescencia

Las 3 fases del crecimiento de tu negocio: La adolescencia

Las personas pasamos por diferentes fases en nuestro desarrollo: infancia, adolescencia y madurez. Michael Gerber en su libro The E-Myth Revisited explica que algo similar pasa con los negocios.
La primera fase es la infancia, la etapa donde nace el negocio y el técnico se convierte en dueño. El técnico hace todo el trabajo hasta que la situación es insostenible y pide ayuda. Es en este momento que empieza la adolescencia.




En el caso de las personas la adolescencia sabemos que comienza alrededor de los 12 años. En el caso de los negocios no sabemos en qué momento va a ocurrir. Pero si el negocio continúa es un hecho que llegará y generalmente de manera precipitada por una crisis durante la infancia.

Todo dueño de negocio que sobrevive a la infancia llega un momento que necesita ayuda, en ese momento pasa a la adolescencia. La ayuda que necesita es ayuda técnica de las áreas que no sabe o que no le gusta manejar. Entonces hablamos de un técnico que contrata técnicos. Un dueño con experiencia en ventas pedirá ayuda operativa. Un dueño más orientado a la operación o producción pedirá ayuda de ventas. Casi todos pedirán ayuda para la contabilidad.




Administración por abdicación

El dueño, que en este momento actúa como el técnico,  contrata a otro técnico para que haga el trabajo. Le asigna las tareas y huye, como si dejara una bomba que ya no es su responsabilidad desactivar. El dueño empieza a experimentar una sensación de cierto grado de libertad, ya hay alguien más que hace las cosas.

Pronto contrata más personas según va creciendo el trabajo y les asigna tareas confiando que todo saldrá bien. Poco tiempo después empiezan clientes a quejarse que el servicio no es como antes, que si no arreglan su situación no volverán a comprar. El dueño empieza a atender directamente cada uno de los problemas. Investiga más y no se explica cómo tal empleado pudo hacer tal cosa, por qué el otro empleado trató así a tal cliente Y la mentalidad del técnico empieza a decir: Si quieres que las cosas se hagan bien las tienes que hacer tú mismo. ¿Cómo es posible que nadie haga bien su trabajo? Y el problema no son todos los demás, el problema es que el dueño sólo deja que la personalidad del técnico actúe y lo que los demás empleados y el negocio necesita es que despierten las personalidades del gerente y del emprendedor.

Empieza el dueño a otra vez querer controlar todo y estar en todo. En la infancia era el dueño que tenía que hacer todo. Ahora en la adolescencia es el dueño que tiene que hacer el trabajo de todos y quedan básicamente 3 caminos:

1) Regresar a la infancia

El dueño decide regresar a la época en donde podía controlar todo. Mejor ya no tiene empleados y él hace todo. Todo regresa a funcionar de la manera correcta de antes. Sin embargo, pasan los años y la realidad es que el dueño no tenía un negocio, tenía un trabajo. Ese trabajo no lo puede dejar porque no tiene a quién delegarlo. Tampoco puede vender su negocio, porque nadie quiere comprar un trabajo.

2) Cerrar

Otros negocios durante la adolescencia empiezan a experimentar un crecimiento veloz pero desordenado hasta que llega un punto que no son sostenibles y tienen que cerrar.

3) Debe haber una mejor alternativa: La madurez

Hay una manera mejor. Hay negocios que han pasado de la adolescencia a la madurez. Esta etapa la explicaremos en el siguiente artículo.


febrero 19, 2020

Las 3 fases del crecimiento de tu negocio: Infancia

Las 3 fases del crecimiento de tu negocio: Infancia

Los negocios están hechos para crecer. El problema es que muchos parecieran estar diseñados en contra de este principio. Funcionan, más bien, de acuerdo a lo que el dueño quiere y no de acuerdo a lo que el negocio necesita.

En el artículo anterior: Las 3 personalidades del emprendedor explicamos cómo Michael Gerber en su libro The E-Myth Revisited menciona que hay 3 personalidades combinadas en una sola persona:  el dueño. Una de esas 3 personalidades va tomando el control en ciertos momentos. De la misma manera el libro explica que, al igual que las personas, el crecimiento de los negocios pasa por 3 fases: infancia, adolescencia y madurez.  El entendimiento de estas fases explica la causa de muchos problemas que ocurren en los negocios.

Infancia

Cuando un negocio inicia, la personalidad del técnico toma el control. Lo que el técnico quería era deshacerse de "el jefe" y por eso inició su propio negocio. La realidad generalmente es que quería tener un nuevo lugar para trabajar y no tanto un negocio en sí.  Para desarrollarse, los negocios necesitan crecimiento y cambio,  y eso es algo que precisamente no le gusta al técnico.



Al principio es tanta la emoción y el optimismo que el técnico puede pasar trabajando muchas horas seguidas sin cansarse y disfrutando lo que hace. En este momento el negocio y el dueño son uno mismo. Si desaparece el dueño, deja de haber negocio.

El dueño, que en este momento es el técnico, tiene que hacer todo el trabajo incluyendo el no técnico.  El abogado tiene que hacer cobranza, el chef tiene que llevar contabilidad, el programador tiene que salir a vender etc. Llega un punto que ya es imposible que el dueño haga todo.



El problema con el técnico que se convierte en dueño de negocio es que tiene una visión de abajo hacia arriba. Una visión de las tareas tácticas. Un dueño de negocio debe tener una visión de arriba para abajo concentrado en la estrategia y no en la tarea. El técnico le gusta "hacer cosas" el dueño de negocio tiene que "pensar". Hay que recordar que, si el negocio depende totalmente del dueño, entonces el dueño no tiene un negocio, tiene un trabajo. Y frecuentemente ese trabajo es mucho peor que empleo del que decidió huir.



La fase de infancia termina cuando el dueño se da cuenta que para sobrevivir es necesario un cambio, necesita pedir ayuda. En este momento muchos de los negocios cierran. Los que sobreviven pasan a la siguiente fase: la adolescencia.


En el siguiente artículo platicaremos de la siguiente fase.