Nueva forma de tener reuniones de trabajo: ¿Pueden ver mi pantalla? ¡Estás en mute!

Nueva forma de tener reuniones de trabajo: ¿Pueden ver mi pantalla? ¡Estás en mute!

  • Vamos esperando 2 min a que todos se conecten
  • ¿Todos pueden ver mi pantalla?
  • ¡Estás en mute!
  • ¿Le puedes poner mute por favor?

Estuviéramos preparados o no, el 2020 nos forzó a una nueva forma de trabajar. Ahora a inicios del año 2021 seguimos en circunstancias similares en cuanto al trabajo remoto y cuando esta pandemia acabe ( !Por favor que sea pronto! ) muchas de las nuevas formas de trabajar habrán llegado para quedarse. Una de las herramientas más usadas ahora son las reuniones virtuales (Por ejemplo: Google Meet o Zoom). 

Ventajas de las reuniones virtuales


  • Mayor puntualidad: No hay pretexto para llegar tarde, o al menos no se podrá culpar al tráfico. 
  • Mejor aprovechamiento del tiempo: Es más fácil ir directo a tratar el punto por el cual se convocó la reunión sin invertir tanto tiempo en saludos iniciales y despedidas.
  • Menor "Colchón de tiempo" es requerido entre reunión y reunión. En las reuniones tradicionales generalmente es necesario dejar bastante tiempo de reserva en la agenda entre la finalización de una reunión y el inicio de la siguiente. Esto para dar espacio a traslados, ya sea realmente ir otro punto de la ciudad, o en las mismas oficinas o edificio cambiarse de sala de juntas.
  • No se requiere sala de juntas. No tenemos el problema de tener que reservar sala y depender de que haya disponibilidad
  • Las reuniones se pueden grabar para que queden documentadas de ser necesario. Si alguien no pudo asistir, puede ver la grabación para revisar los puntos tratados y los acuerdos a los que se llegó.
  • Los asistentes se pueden conectar desde cualquier parte del mundo donde tengan conexión a internet.
  • Cada asistente puede tomar la reunión desde la comodidad de su escritorio donde tiene acceso a toda la información y documentos que se puedan requerir.



Tips para tener reuniones virtuales más efectivas


  • Antes de llevar a cabo la reunión hazte estas preguntas:
    • ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
    • ¿Realmente es necesaria la reunión?
  • Haz el trabajo previo  para hacer que la reunión sea más efectiva y eficaz. ¿Qué información o presentación debes preparar? ¿Qué respuestas quieres obtener de los asistenes?
  • Antes de la reunión haz pruebas de audio y conectividad para que estés seguro que todo está en orden
  • Envía la agenda de puntos a tratar con anterioridad
  • Al inicio de la reunión establece un "contrato previo" es decir, cuáles puntos se van a tratar, a qué hora se va a terminar la reunión, cuánto tiempo se le asignará a cada punto. Define el criterio para considerar que la reunión fue exitosa. 
  • Lleva la reunión de manera que se cumpla  "contrato previo"
  • Invita a las personas que realmente son requeridas de manera que nadie pierda tiempo en algo que no era necesario
  • Envía la invitación a la reunión con toda la información requerida: 
    • Hora de inicio y fin
    • Link e instrucciones para acceder a la reunión
    • Agenda y puntos a tratar
  • Si eres el anfitrión que organizó la reunión, entonces entra unos minutos antes.
  • Haz que la reunión dure lo mínimo indispensable y mientras estés en la reunión enfócate 100% a en la reunión sin hacer otra cosa al mismo tiempo: No revises tu whatsapp o email. Apaga las notificaciones.
  • Ponle "mute" a tu micrófono mientras no estés hablando. Sin darte cuenta puedes estar aportando ruidos que distraen a los demás.
  • Prende tu video para que muestres a los demás que estás presente y poniendo atención.
  • Documenta rigurosamente la minuta y los acuerdos a los que se llegaron. Al final de la reunión lista todos los acuerdos que anotaste para dar oportunidad a los demás de comentar si se entendió bien la idea. Justo después de la reunión envía la minuta a todos los asistentes.
  • Al final haz la siguiente pregunta a cada uno de los asistentes: ¿Con qué te quedas?. Esta es una pregunta muy poderosa que provoca que cada asistente resuma lo que entendió de la junta y diga lo más importante. Muchas veces las respuestas nos soprenderán.