junio 16, 2017

Horas Facturables y No Facturables


¿Por qué es importante el porcentaje de utilización?

Horas facturables VS. No Facturables en Empresas de Servicios


Para que una empresa prospere es necesario invertir mucho esfuerzo, pero en ocasiones parece que el trabajo realizado no se traduce en ganancias económicas y, mucho menos en mayor disponibilidad de tiempo. Las empresas exitosas son aquellas que logran prosperar, a pesar de que el dueño no le dedique el cien por ciento de su tiempo.

En cualquier negocio es indispensable calcular la rentabilidad (¿la empresa está generando ganancias? ¿aquello que los clientes pagan es mayor a los recursos que invierto para cumplir con los proyectos que solicitaron?) de los productos o servicios. Quien ofrece un servicio, no sólo invierte dinero y recursos materiales, sino también tiempo, por lo que éste también debe ser tomado en cuenta al hacer el cálculo de rentabilidad de la empresa.

A grandes rasgos, el porcentaje de utilización mide el desempeño de las personas, o, en otras palabras, qué tan ocupadas están. Aquí se toman en cuenta cuántas horas son facturables y cuántas no. Tener en cuenta el porcentaje de utilización y lograr el balance entre estas dos clases de horas es importante porque ayuda a las empresas a generar una tarifa de cobro adecuada a los servicios que ofrecen.

Las horas no facturables ayudan a que la empresa pueda funcionar con fluidez porque son las que usualmente se emplean en juntas, llamadas telefónicas, atención a correos electrónicos, reuniones iniciales con potenciales clientes, investigación, revisiones de proyectos, dar seguimiento al tema de los pagos, capacitación, entre otras. Las horas facturables son aquellas que le cobras al cliente. En ocasiones, es difícil determinar cuáles tareas son facturables y cuáles no.

Si, por ejemplo, lo que ofreces es producción de videos institucionales, hay una serie de horas que serán facturables (grabación del video, edición, revisión, feedback), pero también otras que no lo serán (búsqueda inicial del cliente, capacitación que tomaste para mejorar tus habilidades de edición, etcétera).

Para calcular el porcentaje de utilización, lo primero que debes hacer es contabilizar en qué empleas tus horas laborales. Luego, es necesario determinar la cifra de horas facturables y la de no facturables. Estos números son necesarios para calcular el porcentaje de utilización.

Como las horas facturables y las no facturables son necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa, porcentaje ideal de utilización sería de 75% de horas facturables vs. 25% de horas no facturables. Por ejemplo, este sería el porcentaje si en una semana de 40 horas alguien hizo 30 horas facturables y 10 horas no facturables (30/40= 75%). 

Tener en cuenta el porcentaje de utilización permitirá destinar  las horas adecuadas al proyecto en curso según la cantidad de dinero que el cliente esté pagando. Si a determinado proyecto se le dedican muchas horas no facturables (por ejemplo, presionar al cliente para que pague), el costo por hora del proyecto será menor.

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