diciembre 12, 2016

¿Tu empresa tiene Mesa de Control?

Mesa de Control Agencia de Marketing


Prepara una Mesa de Control

Si tu empresa no tiene esto ya, es muy probable que sea de tamaño pequeño o mediano. Usualmente, las PyMes carecen de un sistema de control organizacional que les ayude a manejar los requisitos del cliente. Por lo regular, esto se debe a qué no conocen lo maravilloso que es contar con una Mesa de Control que funcione correctamente.

Esto es especialmente cierto para empresas vendedoras, porque acelera procesos administrativos que se traduce en un flujo de dinero más constante.

¿Qué es una Mesa de Control?

Las mesas de control son equipos de trabajo propios o de terceros que llevan a cabo algún proceso de nuestra organización que es repetitivo y no requiere por parte de los ejecutores una labor creativa. En muchas ocasiones es un proceso simple y en otras puede verse acompañado de una matriz de decisiones. Ejemplos de mesas de control:

  • Centros de Fulfillment: realizan actividades de almacenamiento, ensamble liviano, y actividades de selección, empaque y envío. Usualmente esto se realiza como resultado de transacciones provenientes de uno o más centros de contacto.
  • Operaciones de Tercerización de Procesos de Negocios: estas operaciones se componen de una variedad de funciones de servicio incluyendo el alta y la activación de nuevas cuentas, gestión de registros, procesamiento de reclamos, reembolsos, y otras funciones similares.
  • Centros de Administración de Archivo: Control de préstamos, devoluciones, integración, baja de expedientes en un archivo de concentración o temporal.

Por supuesto, estas mesas de control no necesariamente van a ser para ti, pero tu operación requerirá algún tipo de organización similar que facilitará muchísimo la forma en que funciona tu empresa.

  • Tipos de mesas de control
  • Dependiendo de qué tan dedicada esté tu Mesa de Control puede caer en una de tres categorías.
  • Inmadura: esta Mesa de Control gestiona y realiza mediciones de:
  • Volúmenes de entrada y salida del proceso.
  • Calidad del proceso (Precisión y consistencia).
  • Tiempo de proceso por unidad.
  • Costos.
  • Controladas: esta Mesa de control, más poderosa que una Inmadura, gestiona y realiza mediciones de:

              - Productividad (Recursos/productos o servicios).
              - Calidad del proceso (Precisión y consistencia).
              - Nivel de servicio.
              - Costos.
              - Ingresos.

  • Altamente Tecnificada y Controlada: este es el tipo de Mesa de Control más especializado y completo. Gestiona y realiza mediciones de:

              - Productividad (Recursos / productos o servicios) 
              - Calidad del proceso (Precisión y consistencia)
              - Nivel de servicio 
              - Costos
              - Ingresos
              - Satisfacción de clientes
              - Rentabilidad

No está de más decir que la forma de gestionar y medir estas actividades variará de empresa a empresa y de producto a producto, pero el tener una Mesa de Control no es opcional si realmente quieres prosperar.

No te preocupes si de entrada no puedes tener una Mesa de Control Altamente Tecnificada y Controlada. Tu sistema organizacional debe ser tan grande y especializado como tu operación lo requiera, ni más ni menos.

¿Cómo sé si mi Mesa de Control no está funcionando correctamente?

Hay varios síntomas que, en caso de ser detectados, deben ser tomados muy en serio y erradicados de manera inmediata. Algunos de ellos son:

  • Reclamos y quejas constantes por parte de usuarios.
  • No se atienden solicitudes dentro de lo esperado o no se pueden dar fechas precisas de entrega.
  • No se localiza el objeto que administra la mesa (insumos, libros, expedientes, piezas) dentro del proceso.
  • Visualmente se percibe desorden (objetos/expedientes fuera de lugar).
  • Se distrae al personal de la Mesa de Control en actividades ajenas a su función (mensajero, papelería, control de salas de juntas)
  • Errores en los entregables.
  • Operadores de la mesa de control no pueden explicar claramente sus funciones y las reglas de negocio que aplican.

Recuerda que administrativamente, tu Mesa de Control es una herramienta vital para el correcto funcionamiento de tu empresa. Por medio de una estrategia integral de marketing digital puedes comenzar a recibir una mayor cantidad de prospectos y por ende ventas, conoce más en Marketing Online para Empresas de Servicios.