septiembre 09, 2010

Pasos para cambiarte a Factura Electrónica

Como lo comentamos en nuestro artículo anterior, a partir del primero de enero de 2011, será obligatorio el uso de la factura electrónica (Comprobante Fiscal Digital o CFD) para todos los contribuyentes que expidan facturas por un monto mayor a 2,000 pesos.

Pero no hay de  qué asustarse;  cambiarse al uso de la factura electrónica no es tan difícil como algunos de nosotros pensamos.  Hay 2 formas de cumplir con esta obligación:
  1. Emitir las facturas electrónicas por nuestros propios medios;
  2. Hacerlo a través de un proveedor autorizado y certificado por el SAT.

Para elegir la manera en la que queremos emitir facturas electrónicas, va a depender básicamente del número de facturas que generamos mensualmente, debido al costo que ello puede implicar.  Por ejemplo: si una  empresa genera un promedio de 15 facturas al mes, no es recomendable  hacerlo por sus propios medios (es decir, desarrollar o adquirir un software que puede costar hasta 10,000 pesos), sino hacerlo a través de un proveedor autorizado por el SAT, que regularmente tiene un costo por CFD emitido o incluso  algunos ofrecen un servicio básico que es gratuito, como MisFacturas.net.


¿Se podrán seguir utilizando las facturas impresas?

Los contribuyentes que aún tengan facturas impresas y que no hayan caducado, podrán seguirlas utilizando hasta el año 2012 o hasta que caduquen, pero te recomendamos no hacerlo, ya que al utilizar la factura electrónica puedes obtener importantes beneficios:
  • Garantiza la integridad de tus facturas
  • Facilita el manejo contable
  • Simplifica el proceso de facturación
  • Es ecológica ya que reduces el uso de papel y tinta de tu impresora
  • Reduce costos y errores en el proceso de generación y envío

Pasos para cambiarte a Facturación Electrónica

Si decidiste dar el gran paso y cambiarte a Facturación Electrónica, el proceso es muy sencillo y lo puedes hacer todo desde tu oficina:
  1. Contar con Firma Electrónica

    Si haces tus declaraciones de impuestos a través de Internet, entonces ya la tienes.  Si no cuentas con ella, puedes solicitarla en la  Página del SAT y el proceso es muy sencillo.
  2. Tramitar un Certificado de Sello Digital

    Es casi el mismo proceso para la Firma Electrónica Avanzada.  También se hace desde la  Página del SAT y te genera los archivos .CER y .REQ.
  3. Dar aviso al SAT sobre el cambio a Facturación Electrónica

    También se hace a través de la página del SAT y te toma unos cuantos minutos.  Es importante verificar que el sistema te proporcione un acuse de recibo e imprimirlo para tenerlo archivado.
  4. Solicitar folios al SAT

    Igual, a través de la página del SAT.  Tú eliges la cantidad de folios que deseas y el sistema te los asigna automáticamente.  Descargas el archivo que te genera y los registras en tu sistema de facturación.
  5. Contratar los servicios de un Proveedor Autorizado, o bien, adquirir o desarrollar un software para emitir facturas electrónicas por tus propios medios.

    Como lo comentamos, esta decisión va a depender del volumen de facturas que emites.  Existen varios proveedores autorizados por el SAT que te pueden ofrecer el servicio. 

    En nuestro artículo anterior te recomendamos MisFacturas.net ya que ofrecen un muy buen servicio básico que es gratuito y adicionalmente tienen servicios Premium a los que agregan funcionalidades.

    También puedes checar MasFacturacion.com.mx que aunque no cuenta con un servicio gratuito, te ofrecen una excelente solución si es que ya cuentas con algún sistema administrativo, al cual le puedes integrar el proceso de facturación.

Conclusión

Tenemos 2 opciones:  Seguir haciendo las cosas “a la antigüita”, imprimiendo facturas, gastando papel y tinta de la impresora,  espacio físico para almacenarlas, etc.  O bien,  Aprovechar la tecnología que tenemos a nuestro alcance, y optimizar nuestro tiempo y nuestros recursos dando un paso adelante, y comenzar a emitir facturas electrónicas.

Todo cambio requiere una transición, y éste no es la excepción.  Al principio toma un tiempo habituarse a la nueva forma de facturar, pero en unos pocos días nos podemos dar cuenta del gran paso que hemos dado en nuestra empresa difícilmente nos habremos arrepentido.