agosto 06, 2010

Facturación electrónica gratis


Facturación electrónica

Según el SAT (Servicio de Administración Tributaria), a partir del 2011 todas las facturas con monto mayor a $2,000 pesos se tendrán que hacer de manera electrónica. Suena interesante, el 2011 está a la vuelta de la esquina. Puede dar miedo tener que cambiar la manera de facturar y sobre todo por el hecho de que sea “a fuerzas”. Por otro lado, si de todos modos se tiene que hacer, hay que verlo como una oportunidad de mejora en el proceso de facturación. Este es uno de esos cambios que una vez que se implementan se puede decir: Cómo es posible que no lo hubiera hecho antes.


Proceso de facturación tradicional vs facturación electrónica

Siendo muy simplistas los procesos de facturación tradicional y electrónica son los siguientes:

Facturación tradicional:

  • Mando a imprimir facturas a alguna imprenta autorizada por el SAT
  • La imprenta me da los bloques de facturas foliadas
  • Con cada venta, lleno una factura y genero mínimo 1 copia, el cliente se queda con la original y yo con la copia
  • Guardo la copia para llevar la contabilidad del negocio


Facturación electrónica:
  • Contrato y configuro una cuenta con un proveedor de facturación electrónica
  • El sistema queda configurado con folios electrónicos que solicitas en la página del SAT
  • Con cada venta, entro al sistema (si acaso poquito más complicado que entrar a revisar correo de hotmail) genero una factura la cual queda como archivo PDF. Y se la entrego al cliente lo cual puede ser imprimiéndola o puede ser enviándosela por email
  • La factura queda guardada en el sistema junto con todas las demás. O si quiero la puedo imprimir para archivarla de manera impresa para la contabilidad


Cuál es más barata (tradicional o electrónica)

Durante 2009 y 2010 ha sido opcional seguir con facturación tradicional o cambiar a facturación electrónica. (En el 2011 será a fuerzas). Entonces generalmente el primer factor que se considera es, ¿Cuál es más barata?. ¿Cuánto me cobra mi impresor por cada factura? ¿Cuánto me cobra un proveedor de factura electrónica por cada factura?. Y en realidad pueden ser costos similares, por ahí no va la diferencia. Si en lo que respecta a costos se refiere, más bien se debe considerar cuanto es el costo total de usar factura tradicional (impresa) vs factura electrónica.

Ejemplos:
1) Tienes que entregar una factura a un cliente en otro estado del país, si es impresa la tienes que enviar por mensajería, si es electrónica la puedes mandar por email.  
2) Tienes un cliente en la misma ciudad que no te ha pagado porque no le has entregado la factura. Vas a tener que visitarlo nada más para entregarle la factura. Si fuera electrónica se le puedes enviar por email.

Pueden haber muchos ejemplos más. La conclusión es que el costo real no es el costo que se paga al proveedor de factura electrónica, sino que hay que considerar todo lo que se ahorra por su uso.

Ventajas de la factura electrónica

Estas son algunas de las ventajas de la factura electrónica:

Imprime la factura las veces que quieras
La factura electrónica la puedes enviar por email (en formato PDF). Pero si el cliente quiere un formato más tradicional, puedes imprimir la factura. Es decir, es una factura electrónica, pero es válido imprimirla, y de hecho la puedes imprimir las veces que quieras y todas las impresiones son válidas y son de la misma factura. Entonces si el cliente pierde la factura, no es necesario emitir otra, simplemente vuélvela a imprimir.  Por cierto quizá no te hayas dado cuenta, pero tiendas como SAMs, The Home Depot y otras, la factura que te dan en realidad es factura electrónica, aunque a ti te la dan impresa.

No tienes que imprimir la factura sobre un formato
La factura tradicional, es un formato impreso que a su vez tu tienes que llenar. Lo puedes llenar a a mano o con una impresora. Para los que lo llenan con impresora, se han dado cuenta la lata que puede ser. Parece algo trivial, pero muchas veces se pierde mucho tiempo y se echan a perder muchas facturas al tratar de imprimirlas. Y que tal cuando se pierde tiempo y está el cliente en la oficina esperando su factura impresa.

En el caso de la factura electrónica, simplemente se imprimen sobre hojas blancas normales, no sobre formatos impresos.

Envía la factura por email
Una factura tradicional impresa se tiene que entregar físicamente al cliente, ya sea que el cliente pase por la factura, que se la lleves al cliente o que se la lleve un mensajero. Es mucho más cómodo simplemente enviar la factura por email, lo cual es posible con la factura electrónica.

Cancela facturas facilmente
Imagínate que tuviste que llevarle la factura al cliente. Días después te habla para decirte que la factura tiene un error. Entonces tienes que hacer una factura nueva, llevársela al cliente y que te de la anterior. Y ¿Qué pasa si cuando vas a entregar la factura nueva no tienen a la mano la factura anterior?.  Todos estos problemas se ahorran con la factura electrónica. Simplemente entra al sistema, cancela la factura y genera una nueva y mándasela por email a tu cliente.

Cobra más rápido
El cliente no te paga porque no le has enviado la factura. Si es factura electrónica, la generas y envias por email al instante.

Factura de servicios fuera de tu ciudad
¿Qué pasa si vendes servicios que no se entregan físicamente?. Por ejemplo si son servicios de traducción: te mandan un archivo de word por email y lo traduces a otro idioma y lo mandas por email. Otro ejemplo: vendes “web hosting” para páginas web. Y ¿Qué pasa si el cliente está en otra ciudad?  Entonces tendrás que pagar mensajería para enviarle la factura. Pero si usas factura electrónica, se le puedes mandar por email.

Almacena todas tus facturas en un lugar centralizado
Cada que generas una factura impresa luego hay que guardar una copia para la contabilidad. Pero qué pasa si una copia se te quedó en tu casa, otra en tu portafolio otra quién sabe donde. Pues si es factura electrónica, todas las que emitas se quedan guardadas en el sistema, no se te va a perder ninguna.

Almacena tus facturas en un lugar alternativo o imprímelas
Si eres de los que no confían en los sistemas, porque ¿Qué pasa si se te va el internet? o simplemenente quieres tener tu el control. Puedes imprimir todas las facturas electrónicas y guardarlas en tu archivo. O puedes bajar todas las facturas en formato PDF y quemarlas en un DVD.

Misfacturas.net 


Existen varios proveedores de facturación electrónica. Los costos generalmente son similares a lo que costaría mandar imprimir facturas tradicionales. En la búsqueda de proveedores encontramos Misfacturas.net lo que nos sorprendió es que ¡Es gratis! El modelo que buscan es tener un servicio base accesible (gratis de hecho) que cumpla con lo necesario para iniciar y operar. Adicionalmente tienen servicios “Premium” de paga. En palabras de ellos mismos esta es la razón por la que el servicio es gratis:

Gracias al esquema de monetización que tenemos, al éxito que ha tenido Mis Facturas.net y Tralix México, la compañía detrás de nosotros, tenemos el compromiso con nuestros clientes de ofrecerles los servicios gratis. Tenemos las herramientas y los recursos para proporcionar un servicio sin costo para pequeñas y medianas empresas que quieran comenzar a emitir CFDs (Comprobante Fiscal Digital). También queremos que las empresas mexicanas, tengan al alcance una forma de introducirse de manera fácil al esquema de facturación electrónica. Agradecemos tu preferencia y la mejor manera de hacerlo es ofrecer un producto de calidad completamente gratis. El servicio será gratuito permanentemente.”

En el caso de nosotros, empezamos a usar el servico  de Misfacturas.net desde Abril de 2010 y hemos tenido muy buena experiencia. Si te animas a cambiar de una vez al esquema de facturación electrónica te recomendamos Misfacturas.net. En futuros artículos vamos a describir los pasos necesarios para configurar este servicio. Mientras tanto si requieres más información nos puedes escribir a info@gdlsystems.com.